El fin de año está cerca, ¿está tu óptica preparada para 2012?

Para escribir este post me he basado en las tres entradas que aparecen al pié de éste texto (ver “Fuentes”), y trato de fijar algunas bases y compartir algunos consejos que considero útiles para que la gestión de la óptica, planeada para todo 2012 desde ahora, y controlada al menos una vez al mes a partir de ahora.

El final del año se acerca, y espero que dispongas de algún tiempo para que puedas dedicarlo a planear y reflejar tus planes de negocio y objetivos para el nuevo año 2012. Hacer un ejercicio de introspección en un entorno tranquilo puede hacer maravillas en tu óptica. Como sabes, para construir un negocio de éxito, no puedes simplemente esperar a que pasen cosas buenas, tú tienes que hacer que esas cosas ocurran.

Objetivos Financieros

à Empieza por revisar la facturación bruta de 2011 y establece un objetivo ambicioso pero realista para 2012

à Una óptica nueva debería crecer mucho: p.e. una objetivo de crecimiento del 30% no debería ser descabellado. Una óptica establecida tendrá buenos resultados con un crecimiento del 10% (a no ser que se introduzca un cambio importante, como ampliar la superficie o abrir una nueva sucursal)

à Pon por escrito algunas estrategias (en líneas generales) sobre cómo vas a incrementar las ventas y la facturación bruta. Entonces desarrolla esto hacia una aproximación táctica, esto es, coger una estrategia y decir realmente cómo se va a llevar a cabo, en detalle.

à Algunas de las propuestas de más abajo pueden formar parte de tu estrategia

à Desarrolla un presupuesto para tu óptica. Un presupuesto está compuesto realmente por los gastos previstos por adelantado, así que empieza por los (7) principales grupos de gasto de 2011: coste de los artículos vendidos, nóminas, costes de ocupación (local), equipamiento, marketing, gastos generales e ingresos netos. Observa cada uno de estos gastos como un porcentaje de la facturación bruta y decide qué porcentaje te gustaría para cada uno de ellos en 2012. Utilizando tu nuevo número de facturación bruta para 2012, convierte el porcentaje de cada categoría a euros y así obtendrás tu presupuesto general. A partir de esos números generales, puedes desarrollar cuanto quieras tus planes de inversión y previsión de facturación asociada, tanto sobre qué artículos o servicios contratados, como en que fechas se tienen previstos los gastos… es lógico pensar que cuanto más detallado sea un plan, más complicada será su actualización y puesta al día, pero también permitirá un control más exhaustivo de ingresos y gastos, asimismo permitirá la posibilidad de modificar ciertas acciones si fuese necesario

à Recuerda que cualquier gasto que permanezca constante en dinero, decrecerá como porcentaje. Esto es: un gasta en nóminas de 200000€/ año es un 25% de una facturación bruta de 800000€/ año, y este mismo gasto en nóminas es un 22% sobre una facturación de 900000€/ año. Aumentar tus honorarios y tarifas puede causar que muchas categorías de gasto caigan hasta un rango apropiado.

Instrumentación

à Trata de invertir en nueva instrumentación cada año, incluso si tienes que prestarla o arrendarla

à La nueva tecnología en tu práctica clínica usualmente crea una corriente de entrada y mejora la percepción de calidad de tus servicios de revisión ocular

à ¿Qué va a ayudar más a tu negocio? ¿Un test de exploración al que el paciente podría optar y pagar por él, como un test de densidad óptica de la pigmentación macular? ¿Un dispositivo de medida avanzado para tu área de ventas, que podría ayudarte a vender lentes Premium, free-form? Seguro que, si lo piensas un poco, tendrás varias opciones entre las que elegir…

à Presupuesta el coste mensual de la nueva instrumentación, y compáralo con la previsión de incremento en ventas y/ ó en honorarios profesionales: si los ingresos son directamente superiores a los gastos, no hay nada más que pensar.

Marketing

à Haz que 2012 sea el año en el que te tomas en serio el marketing para incrementar el número de pacientes que ves por día

à Empieza en serio con tu sitio web. Si no está MUY bien, invierte unos 1800€, verás como esta inversión hará que te sientas orgulloso de tu web.

à Haz que tu página profesional de Facebook sea activa y relevante

à Nombra Director de Marketing a un miembro de tu personal y asígnale tiempo y recursos para trabajar en diferentes proyectos

à Desarrolla un Calendario de Marketing para tu negocio óptico y lleva a cabo un proyecto diferente cada mes ⁽¹⁾.

Personal

à Muchas ópticas que he visto están escasas en personal, y crecerían si contratasen un empleado adicional

à El empleado adicional no “cuesta” nada. El incremento en facturación cubre más que de sobra el coste

à Cuando contratas a un nuevo empleado, pasan cuatro cosas buenas: 1) el servicio el cliente mejora; 2) delegarás más; 3) la facturación aumentará porque tu podrás ver más pacientes por día y tu y tu personal tendrás más tiempo para comunicar y cerrar buenas ventas; y 4) el personal anterior a menudo mejora su rendimiento por proteger su posición en la óptica y porque están menos estresados

à Diseña un programa de formación continua del personal. Puede comenzar con una reunión semanal del personal, de una hora de duración. Bloquea la agenda de visitas teniendo en cuenta esto y asegura una buena comunicación e intercambio de ideas con el personal.

Servicio al Cliente

à Haz que 2012 sea el año en el que el servicio al cliente sea tu dedicación y tu pasión.

à Revisa tus políticas internas (escritas y no escritas) con tu personal, y cuestiona si cada una de ellas estás diseñada y se aplica para cubrir las necesidades y deseos del paciente… y los deseos y necesidades del personal. Adivina ¿cuál importa más si quieres aumentar la facturación?

à Las referencias y recomendaciones de boca en boca es todavía la manera más potente de construir la base de negocio de una óptica ¿cómo lo vas a promover?

à Implementa un programa para medir la satisfacción del cliente de manera regular y continua. Una forma muy recomendable es utilizar una compañía de comunicación on-line y enviar una pequeña encuesta vía e-mail después de cada examen ó entrega de producto. Otra posibilidad en hacer una encuesta telefónica de manera aleatoria a algunas de las entregas que p.e. se hayan hecho la semana anterior.

à El servicio al cliente incluye la comodidad y conveniencia para el cliente. ¿Se ajusta tu horario a las necesidades de tus clientes? ¿Tienen que esperar demasiado para recoger algo o hacerse un examen de la vista?

Mide los Progresos

Pon por escrito tus metas/ objetivos, establece fechas límite y métodos para medir y chequear tus progresos al menos una vez al mes. Si ves que no estás en el camino de conseguir los objetivos que te has marcado, haz cambios para conseguir volver a encaminarte correctamente.

(1) Ideas para el Calendario de Marketing

à Reúnete con tus principales proveedores, y con aquellos que quieran serlo, y pregúntales qué tienen planeado para 2012 y cómo podrías encajar y hacer actividades en común.

à Las exhibiciones de productos en tienda es algo que aun no está extendido en España, pero en otros países se hace desde hace tiempo con éxito. Pueden ser, p.e., pases de modelos, presentaciones y charlas de nuevos productos con entregas de muestras (si procede), etc

à Chequea mes a mes los eventos nacionales y locales que puedas aprovechar para promocionar tu negocio y servicios, y planea cómo hacerlo. Establece desde ya los primeros contactos para ir organizando todo…

Fuentes:

à Sobre la conveniencia de establecer un calendario de marketing para 2012 y algunos consejos para hacerlo. Aunque muchos de los eventos de los que habla son exclusivos de EEUU, el fondo del artículo es de aplicación general - http://theopticalvisionsite.com/marketing-events/to-do-set-up-marketing-calendar-for-2012/

à Breves consejos sobre equipar la óptica (financieramente hablando) y crear un plan de negocio formal - http://www.optometric.com/article.aspx?article=106402

à Sobre el establecimiento de objetivos para el próximo año 2012… - http://www.optometric.com/mtotw/tip_new.asp?tip=512

Y tu... ¿Qué tienes planeado para 2012?