ASUNCIONES Para los propósitos de este artículo, asumo lo siguiente:
- Quieres construir una óptica que está muy ocupada y que genera una facturación elevada.
- Actualmente tu no estás lo suficientemente ocupado. Si tuvieses más demanda de pacientes, podrías encontrar una manera de revisarles.
¿QUÉ PUEDES CONTROLAR? Sabemos que la delegación de tareas al personal es un requerimiento clave de las ópticas descritas más arriba. Sencillamente, no hay manera de generar una facturación neta elevada si la óptica tiene muy poco personal y el optometrista y/ o propietario tiene que hacer la mayoría de las tareas él/ ella mismo/ a. Por supuesto que, tanto en los inicios como dada la situación coyuntural actual no se puede tener una plantilla grande(1), así que ¿cómo puedes llegar a la situación descrita? La respuesta es que debes empezar por tener interiorizado mentalmente el concepto de delegación, porque debe ser tu objetivo para el futuro. Debes buscar de manera continua delegar más y más en tu personal y tratar de buscar la manera de hacer crecer tu plantilla.
Puede parecer que tu no puedes controlar el aspecto de demanda de pacientes hacia tu óptica, aunque puedes tener cierto control, como veremos después. Pero entiendo la sensación de que no hay suficiente demanda para el futuro inmediato y que el crecimiento es lento. Sin embargo, tu puedes controlar cuánta delegación se hace en tu negocio. Si la óptica ideal usa la delegación, entonces la tuya también debería usarla.
Las operaciones de tu óptica y tu personal tienen que reflejar el nivel actual de demanda. Lo que significa que el optometrista y/ o propietario desempeñan tareas que no harían en la óptica ideal. Esto es normal y lógico, y debería desempeñar estos papeles temporalmente, pero creo que esta situación se convierte en permanente en la mayoría de las ópticas, lo que congela la óptica en un modelo de no crecimiento. El optometrista y/ o propietario acepta que tiene que hacer estas cosas y que nadie más puede hacerlas igual de bien. Parece más fácil y más práctico hacerlas tu mismo. Incluso puede parecer más económico; como si haciendo las tareas tu mismo ahorrarías el coste de otro empleado. Esta es una falsa economía y podría detenerte en el camino de alcanzar tus objetivos.
CRECIMIENTO PASO A PASO El crecimiento tiene que ocurrir paso a paso para la mayoría de las ópticas. Alcanza cuanto puedas para invertir en tu óptica en las formas que creas que ayudarán más. Tienes que tener una visión de lo que quieres que llegue a ser tu negocio, y entonces hacer que se parezca a eso tanto como puedas.
Está muy bien tener un plan de delegación, pero en realidad la mayoría de esto ocurrirá en base prueba y error. Quien hace qué en tu óptica evolucionará hasta que tengas desarrollado un buen sistema que mantenga un servicio de alta calidad y que proteja tus intereses financieros.
Aquí va un ejemplo muy simplificado con lo que entiendo por crecimiento paso a paso.
- Empezar delegando todas la tareas pre-test y de dispensación a los auxiliares.
- Puedes llegar a cobrar, o subir si ya los cobras, tus honorarios profesionales cuando añadas instrumental y tests adicionales.
- Entonces ajusta tu programa de citas para ver más pacientes por día.
- Podrás contratar más personal gracias a la mayor facturación que se producirá a raíz de las citas extra por día.
- La plantilla incrementada te permitirá delegar más tareas, proporcionándote más tiempo para entrenar al personal y trabajar la atención al cliente. La plantilla más grande también ayuda a la atención al cliente porque hay más gente que puede preocuparse de las necesidades del paciente.
- Una atención al cliente mejorada resultará en un mayor número de recomendaciones boca a boca, mayor retención y un incremento de facturación.
- Podrás ajustar honorarios de adaptación de lentes de contacto y precios de la óptica.
- Podrás remodelar y/ o agrandar la óptica y aumentar tu inventario de monturas y otros productos.
- La nueva óptica generará más facturación.
- Contratarás más personal.
- Te trasladarás a unas instalaciones mayores y equiparás más gabinetes, permitiéndote ser más eficiente.
- Unas instalaciones más amplias señalarán a la comunidad que tu negocio es un actor clave en el mercado local del cuidado de la visión. Tendrás más referencias de pacientes.
- Contratarás un optometrista experto como asociado ó promoverás a alguien internamente, lo que te permitirá tener un día libre de citas a la semana, que dedicarás a la dirección.
Aquí va un listado de algunas tareas que podrían transferirse al responsable u otro miembro del personal.
- Pedidos de productos, consumibles y otros
- Instalando y arreglando cosas de la oficina/ óptica
- Organizar proveedores
- Libro de registro de prescripciones ópticas
- Libros de registro financieros (IVA, Hacienda,…)
- Pago y control de tasas e impuestos
- Marketing – llamadas recordatorio, creación de mailings, búsqueda de agencias, etc -
- Control de cuentas (depósitos y control de pagos e ingresos)
- Control de comisiones (pagos y cobros)
- Entrevistar y contratar empleados
- Y un largo etcétera…
El resultado final de esta delegación en otros es productividad aumentada. Tu eres capaz de ver a muchos más pacientes y generar muchos más ingresos cuando tienes a varias personas haciéndolo. Y en última instancia, este proceso permite al optometrista/ propietario emplear tiempo en el desarrollo del negocio; investigando y pensando qué hacer a continuación.
ACERCA DE
Notas ASESVISION
(1) adaptación del traductor
(2) esta es una opinión nuestra y no está en el original traducido, es nuestra experiencia en el sector óptico la que nos permite hacer esta afirmación
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